Qué es el caos documental en empresas: aplicación chilena permite ordenar la información mediante IA
Archivos duplicados, correos imposibles de rastrear y plataformas que no se comunican entre sí se han vuelto parte habitual de la rutina laboral en muchas organizaciones generando una desorganización de la información, mejor conocida como "caos documental".
Este problema genera consecuencias en las empresas, como pérdidas millonarias, retrasos operativos y altos niveles de frustración entre los trabajadores. Sin embargo, una nueva tecnología chilena que utiliza inteligencia artificial permite ordenar esta información y evitar situaciones de estrés y pérdidas económicas para las empresas.
Una solución desde la tecnología chilena
Ante este escenario, Microsystem lanzó HUB Documental, una plataforma chilena basada en Intelligent Document Processing (IDP) que utiliza inteligencia artificial para enfrentar el desorden informacional.
La solución permite clasificar, interpretar y automatizar documentos como contratos, formularios, correos electrónicos y archivos PDF, convirtiéndolos en datos estructurados, trazables y conectados a los sistemas internos de las organizaciones.
El objetivo es reducir la dependencia de tareas manuales, disminuir errores y acelerar procesos críticos sin necesidad de aumentar dotaciones ni complejizar la operación.
En sectores altamente regulados, como salud e isapres, la implementación de HUB Documental ya ha mostrado resultados concretos: reducción cercana al 30% en los tiempos de procesamiento y una baja de errores críticos desde un 6% a un 1,5%.
De esta forma, la plataforma apunta a resolver uno de los principales dolores transversales de las empresas actuales: recuperar productividad y control en un entorno donde la información crece de forma exponencial, pero rara vez está disponible de manera ordenada y útil para la toma de decisiones.
¿Cuáles son las consecuencias del caos documental?
De hecho, según la Association for Intelligent Information Management (AIIM), el 62% de los empleados declara sentirse sobrepasado por la carga manual asociada a la gestión documental, mientras que tres de cada cuatro organizaciones reconocen que el desorden informacional limita seriamente su capacidad de reacción y agilidad.
Las consecuencias económicas también son significativas. IDC advierte que las empresas pueden ver comprometido entre un 20% y un 30% de sus ingresos anuales debido a ineficiencias derivadas de los silos de datos.
A esto se suma que el 80% de la información corporativa es no estructurada y, por lo tanto, difícil de integrar a los procesos de toma de decisiones. Gartner, en tanto, calcula que la mala calidad y dispersión de los datos puede generar un costo promedio de US$12,9 millones al año por empresa.
Diversos estudios coinciden en que una parte significativa de la jornada laboral se diluye en tareas que no agregan valor.
En lugar de analizar datos o tomar decisiones estratégicas, los equipos invierten horas buscando documentos, validando versiones o confirmando información dispersa.
Según Forrester Research, esta situación puede significar cerca de 12 horas semanales perdidas por trabajador, lo que equivale a casi un 30% de su tiempo laboral. En momentos de alta exigencia, McKinsey & Company estima que esa cifra puede llegar a 1,8 horas diarias solo destinadas a localizar información.
Para Isabel Almarza, CEO de Microsystem, el foco del problema está mal puesto: “El problema no es que las personas trabajen mal, sino que trabajan atrapadas en información dispersa. Hoy las empresas operan con datos repartidos en múltiples sistemas que no dialogan entre sí”.
