En noviembre de 2019, se publicó en el Diario Oficial la Ley N° 21.180 de Transformación Digital del Estado (LTDE) que regula la forma en que los procedimientos administrativos deberán realizarse a través de medios electrónicos, introduciendo importantes modificaciones a la Ley N° 19.880 de Bases de los Procedimientos Administrativos de los actos de la Administración del Estado.

La Ley N° 21.180 establece que los procedimientos administrativos de empresas y particulares con el Estado serán por defecto digitales y luego regula los siguientes aspectos:

• La presentación de documentos electrónicos por parte de los interesados en un procedimiento administrativo.
• Las excepciones al uso del soporte digital, la forma de acreditarlas y formas diversas de notificaciones.
• La forma de cotejar la autenticidad y conformidad de documentos en soporte papel y copias digitalizadas presentadas por los interesados.
• Las características y operatividad del registro único dependiente del Servicio de Registro Civil e Identificación.
• La forma en que los órganos de la Administración del Estado deberán practicar las notificaciones electrónicas.
• Los estándares que deberán cumplir las plataformas electrónicas y las condiciones de accesibilidad para los interesados, seguridad, funcionamiento, calidad, protección y conservación de los documentos.

En estricto rigor la ley está mal bautizada, ya que regula sólo una parte de la digitalización del Estado, aquella que dice relación con la forma en que empresas y particulares se relacionan con la Administración del Estado, agilizando los tiempos de resolución de los diversos trámites que se realizan ante la autoridad, produciendo de esa forma una mejora en la calidad de vida de las personas y en la calidad de los servicios estatales. Nada dice acerca de cómo el Estado realiza sus quehaceres habituales y cuáles son sus prestaciones digitales (por ejemplo, cuál es el rol de lo digital en educación, salud, seguridad, provisión de infraestructura, fiscalización, nuevas formas de trabajo como el teletrabajo, etc.). Sin embargo, se debe reconocer que esta ley es un avance.

Las leyes requieren de reglamentos y esta no es la excepción. El 9 de noviembre de 2020 se publicó en el Diario Oficial el DFL que norma la aplicación de la LTDE y que determina su gradualidad. Este decreto organiza el Estado en 3 grupos:

• Grupo A: Órganos de la Administración Central (Ministerios, Servicios Públicos, Contraloría, FF.AA., etc.)
• Grupo B: Gobiernos Regionales y Municipios de clasificación 1 y 2 (los más grandes)
• Grupo C: Municipios de clasificación 3, 4 y 5

El decreto define también las siguientes fases:

• Fase 1: Las comunicaciones oficiales entre los órganos de la Administración serán registradas en una plataforma electrónica destinada al efecto.
• Fase 2: Las notificaciones se practicarán por medios electrónicos.
• Fase 3: El ingreso de las solicitudes, formularios o documentos, se hará mediante documentos electrónicos o por medio de formatos electrónicos a través de las plataformas de los órganos de la Administración del Estado.
• Fase 4: El procedimiento administrativo deberá constar en expedientes electrónicos.
• Fase 5: Las solicitudes, formularios o escritos presentados en soporte de papel serán digitalizados e ingresados al expediente electrónico inmediatamente por el funcionario correspondiente.
• Fase 6: Aplicación del principio de interoperabilidad.

Finalmente, el DFL establece la siguiente gradualidad:

En particular, señala que, en caso de que la entrada en vigencia de la ley se produzca durante el año 2022, el primer año comprenderá a los años 1 y 2 señalados en el gráfico anterior; el segundo año comprenderá al año 3; y el tercer año comprenderá al año 4. En otras palabras, al término de este año 2022 debieran ser obligatorias las fases 1 y 2 (comunicaciones electrónicas y notificaciones electrónicas) para los grupos A y B, y la fase 1 para el grupo C. Al término del año 2023, la digitalización de los procedimientos y trámites con el Estado será la norma para los grupos A y B.

El 11 de diciembre de 2021 se publicó en el Diario Oficial el reglamento de la LTDE, que regula los siguientes aspectos:

• La presentación de documentos electrónicos por parte de los interesados en un procedimiento administrativo.
• La forma de acreditar los casos excepcionales establecidos en la ley para presentar documentos en soporte papel.
• La forma de cotejar la autenticidad y conformidad de documentos en soporte papel y copias digitalizadas presentadas por los interesados.
• Los casos en que no fuere materialmente posible digitalizar documentos por su naturaleza, formato o cantidad.
• Los casos en que la Administración podrá excusarse de entregar copias en soporte papel por razones de distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento de sus labores habituales.
• Las características y operatividad del registro único dependiente del Servicio de Registro Civil e Identificación, sobre el cual se configurarán domicilios digitales únicos.
• La forma en que los órganos de la Administración del Estado deberán practicar las notificaciones electrónicas.
• Los estándares que deberán cumplir las plataformas electrónicas referidas en el artículo 19 de la Ley Nº 19.880, así como las condiciones de accesibilidad para los interesados, seguridad, funcionamiento, calidad, protección y conservación de los documentos de estas.

Dicho reglamento establece una gradualidad en la obligación de los órganos de la Administración del Estado de disponer y utilizar adecuadamente plataformas electrónicas de gestión de expedientes electrónicos.

¿Están las instituciones públicas preparadas para una implementación exitosa de esta ley?  ¿Disponen de presupuestos, recursos humanos calificados, diagnósticos certeros? ¿Existe una gobernanza adecuada para llevar a cabo esta tarea?

En una columna anterior, planteábamos que una condición necesaria (aunque no suficiente) para una exitosa transformación digital del Estado era la elaboración de un “plan regulador del Estado digital”, también llamado “Arquitectural Empresarial del Estado”, y que sin ese diseño inicial se corría el riesgo de una nueva Torre de Babel, un nuevo fracaso. ¿Se está trabajando ya es este diseño?

Hacer bien lo que varias veces se ha intentado hacer con malos diseños y planificaciones: ese es el gran desafío y al mismo tiempo una oportunidad para el gobierno actual.